Uzaktan çalışma çağında bilgiyi yönetme


Bir saatlik işe gidip gelme yolculuğunu alt katta bir yürüyüşle değiştirmek, pijama altı için iş kıyafetlerini atmak ve öğle yemeği molalarını bir ofis koltuğunda ve kanepede geçirmek – uzaktan çalışan olarak hayatın ciddi anlamda kullanışlı avantajları olduğu inkar edilemez.

Salgın öncesi, gerçekten esnek bir iş yeri hem çalışanlar hem de işletme sahipleri için akıl almaz görünüyordu. Bir işçinin işini denetimsiz yapma becerisine yönelik yönetimsel şüphecilik, eğitim ve toplantılar için yüz yüze etkileşime güvenmekle birleştiğinde, uzaktan çalışmayı işgücünün büyük bir kısmı için boş bir hayal haline getirdi. Ancak Covid salgınının zorunlu kıldığı birçok kişi, işlerini evlerinin rahatlığında da etkili bir şekilde gerçekleştirebileceklerini fark etti.

Kısıtlamaların hafifletilmesine rağmen, istatistik gösterisi tam zamanlı ofisteki %26’lık yetersizliğe kıyasla, çalışanların %45’i tamamen uzaktayken, çalışanların ofise dönmek istememesi. Bunlara ek olarak, Yakın zamanda yapılan araştırma evden çalışmanın çalışanların refahı üzerindeki olumlu etkisini vurgulayarak, uzaktan çalışma yeteneğinin çalışan mutluluğunu %20’ye kadar artırabileceğini ortaya koyuyor.

Ancak Colin DeanBüyük Hesaplar Direktörü M-Dosyaları, bu rakamları göz önünde bulundurarak, işverenlerin, özellikle evden verimli bir şekilde çalışabileceklerini gösterdikleri zaman, işçilerin tam zamanlı olarak ofise dönmelerini beklemelerinin gerçekçi olmadığını açıklıyor. Bunu uygulamak, yalnızca çalışanların moralini azaltacak ve performansta genel bir düşüşe yol açacaktır.

Esnek bir çalışma kültürü uygulamak zorluklar olmadan olmaz; kuruluşlar proaktif olmalı ve tüm çalışanların ihtiyaçlarını karşılayan ve işletme genelinde netlik sağlayan altyapıya yatırım yapmalıdır.

Belgelere kolay ve şeffaf erişim herkesin birlikte etkili bir şekilde çalışacak araçlara sahip olmasını sağlamanın basit bir yolu olduğundan, modern, yenilikçi bir bilgi yönetimi stratejisi bunun anahtarıdır. Şirketler, tüm meslektaşlarını birbirine bağlı ve aynı sayfada tutmak için işbirlikçi platformların kullanımını teşvik ederek mevcut kaynaklardan yararlanmalı.

İşbirliğinin önündeki engellerin üstesinden gelmek

Bir kuruluşun çalışanları ülkelere, kıtalara ve zaman dilimlerine yayıldığında, hedeflere ancak coğrafi zorluklardan bağımsız olarak işbirliği teşvik edilir ve teşvik edilirse ulaşılabilir.

Meslektaşlar, uzaktan çalışmaya geçiş yaparken, örneğin önemli belgelere erişimde zorluklar (zayıf içerik yönetim sistemleri nedeniyle), yanlış yerleştirilmiş dosya ve veriler ve eski belgeleri bir e-posta denizinde ekleyen işçiler gibi bir dizi sorunla karşılaştı.

Bu nedenle, personelin işbirlikçi süreçleri düzene sokacak araçlarla donatılması önemlidir. Pandemi başladığından beri bu tür platformlar daha yaygın hale geldi, örneğin 2021’de çalışanların yaklaşık %80’i, bir önceki yıla göre %40’tan fazla bir artışla bir ortak çalışma aracı kullandı. İşletmeler, mevcut kaynakları kullanarak kafa karışıklığını önleyebilir ve ekip çalışmasını teşvik etme çabalarına yardımcı olabilir.

Belgelerinizi saniyeler içinde bulun

Bir şirketin net bir veri yönetimi stratejisi yoksa, personel en basit görevleri tamamlamaya çalışırken baş ağrısıyla karşılaşacaktır. Veri silolarında sıkışıp kaldığında veya ofis sabit disklerinde sıkıştığında, önemli bilgilere uzaktaki çalışanlar erişemez hale gelir ve gerekli işleri tamamlamalarını engeller.

İşletmeler, ister uzak ister ofis içi olsun, tüm çalışanlar için verilere anında erişilebilmesini sağlayan belge yönetimi çözümlerini benimseyerek, modası geçmiş uygulamalardan hareket etmelidir. Bunu yapmak, iş arkadaşları arasında güvenli ve güvenli bilgi paylaşımını teşvik ederek üretken işbirliğini teşvik eder.

Meta veri odaklı belge yönetim platformları, tüm belgeleri tek bir sürüm olacak şekilde merkezileştirir ve tüm ekip üyelerinin en güncel dosyaları kullanmasını sağlar.

Müşterilerin döngüde kalmasını sağlamak

Modern çalışma yöntemlerinin dijitalleştirilmesi, işletmeler tarafından müşterilerinin deneyimini kişiselleştirmek için kullanılabilir. İyi düzenlenmiş belge yönetim sistemleri, dosyaların talep edildiği anda müşterilere gönderilebileceği ve sunulan hizmetin hızını artıracağı anlamına gelir.

Bilgi kontrolünü zorlayan bilgi yönetimi çözümleri, dosyalar dahili ve harici olarak erişilebilir hale getirilebildiğinden, belirli taraflar erişim elde edebildiğinden şeffaflığı ve müşteri deneyimini iyileştirebilir. Belge izin kontrolleri, hassas bilgilerin korunmasına ve iş riskinin azaltılmasına yardımcı olur. Müşteriler hem devam eden çalışmaları görebilir hem de ihtiyaç duyabilecekleri en son dosyalara gerçek zamanlı olarak erişebilir, bu da müşteri memnuniyetini artırır.

Sonuç olarak, işverenlere hibrit çalışma ortamlarına geçiş baskısı yapıldığından, pandemi bizi çalışma şeklimize uyum sağlamaya zorladı. Esnek çalışma stratejilerinin başarılı bir şekilde uygulanması, iş gücünüzü nerede olurlarsa olsunlar birleştirmenin merkezinde yer alan işbirlikçi araçlar ve belge yönetimi çözümleri ile doğru altyapının mevcut olmasına bağlıdır.




Kaynak : https://bmmagazine.co.uk/in-business/managing-information-in-the-era-of-remote-work/

Yorum yapın

SMM Panel